Nebuďte slušní, buďte věcní. Zpráv chodí tolik, že si lidé začali vybírat, které vyřídí, a které odloží. Podobně jako si už desítky let vybírají, co nakoupí, a bez čeho se obejdou. Jak s tím nebojovat, ale pracovat?
Všichni jsme pořád online, ale chytit toho, koho potřebujeme, je čím dál těžší. E-mailů, notifikací ze sociálních sítí nebo volání z neznámých čísel totiž zatraceně přibylo. O pozornost je proto potřeba začít soutěžit podobně jako o zákazníky.
Co to v praxi znamená? Pochopit motivy těch, kterým píšete, a vyjít jim vstříc. A minimálně jeden motiv máme všichni společný: Chceme se vyhnout další práci.
Vaše zprávy ji proto nesmí lidem přidělávat. Je potřeba začít psát tak, aby po dočtení každý okamžitě věděl, jak dál. Člověk totiž nejčastěji odloží to, s čím si neví rady.
Začněte pořádně konkrétním titulkem
První test, kterým musí váš e-mail projít, číhá už před jeho otevřením. Posuzují se dva aspekty: Síla značky, kterou máte jako odesílatel v zádech a předmět e-mailu. První těžko změníte, s druhým ale můžete vytřít zrak.
Stačí jednou provždy přestat s oficiálními názvy a začít s opravdickými titulky, které vzbudí zvědavost a přimějí číst dál. Příklad z poptávky pro architekta: Nabídka x Postavíme hotel v New Yorku?
Nenuťte číst, když stačí scanovat
Další rozhodování, jestli vyřídit, nebo odložit, se odehrává v samotné zprávě. Nejprve na úrovni toho, jak to celé vypadá: Čím méně váš e-mail připomíná dlouhý text, tím snáz se do něj lidé začtou.
Co vám k tomu pomůže?
- Krátké odstavce
- Jednoduché věty
- Tu a tam bodový seznam nebo tučné slovo
Rychle k věci
Druhá důležitá věc, která lidem pomůže jednoduše odpovědět, je samotná skladba zprávy.
V hlavě toho, komu poprvé píšete, totiž většinou víří 3 konkrétní otázky:
- Co přesně řešíte?
- Proč to píšete zrovna jim?
- Co mají udělat, až zprávu dočtou?
A právě v tom je ta past. Nevychovávali nás totiž jako pragmatické copywritery nebo obchodníky, ale jako slušné lidi, kteří nejprve pozdraví, pak prohodí nějaký ten smalltalk, poctivě se představí a až nakonec – pomaloučku polehoučku – přejdou k věci.
Občas to nabírá děsivých rozměrů. Jako třeba e-mail, který přistál před pár dny v mé vlastní schránce.
Celá zpráva měla asi 45 vět, přičemž ve větě 42 pisatel napsal: „Vím, napsal jsem toho hodně, a vy jste se ode mě vlastně nic nedozvěděla.“ A pak ve větě 43 to konečně přišlo: „Takže to zjednoduším a k jádru věci. Potřeboval bych…“
Ale kdo v roztěkaném světě dočte až sem?
Podle výzkumů naše schopnost udržet soustředěnou pozornost stále klesá – aktuálně jsme prý na horších číslech než velryby. Pokud jste tedy pro někoho moc složití a ještě k tomu neznámí, nechají vás na jindy.
Nejlíp to umí na Bali
Moc dobře s tím pracují prodejci v Asii. Například na ulici na Bali pokřikují zásadně jen „Hello, taxi?“ nebo „Hello, Gili?“
Žádné tradiční „Dobrý den, mohl bych se něco zeptat? Nesháníte zrovna odvoz? Nebo nechystáte se tak jako většina turistů na výlet na blízký ostrov Gili? Mohli bychom vám nabídnout místo v rychlém člunu…“
My přitom přesně takhle nešťastně postupujeme. A nejen na ulici nebo v e-mailu ale také třeba v telefonu. Uvědomila jsem si to před pár dny při čtení newsletteru od experta na telefonování Miroslava Prince.
Prvních 5 slov, které zabijí každý telefon
Každý svůj hovor začínám nejhorší možnou větou: „Dobrý den, mohu chvilku vyrušit?“ A to i tehdy, když jde o předem domluvený telefon s potenciálním klientem nebo o průzkum s jeho zákazníkem.
Přitom jak říká Miroslav Princ, přesně toho se lidé bojí a neznámá čísla často raději ani nezvedají:
Voláme, abychom vyrušili.
Takže jsem s tou větou přestala. Respektive zkouším přestat…
Tip na cvičení: Pozorujte týden sami sebe a pište si, na které zprávy odpovíte s radostí hned, a u kterých přešlapujete a odkládáte to. A které ani neotevřete?
